מרכזיה טלפונית לעסקים – האם זה כדאי?

העידן הדיגיטלי הביא בתוכו שינויים רבים אשר משפיעים על כל המערך העסקי וחוסכים במשאבים שהיו נדרשים בעבר.

כיום, בעזרת הכלים הדיגיטליים ניתן לוותר עליהם או להפחית אותם משמעותית. איך עושים את זה?

לדוגמא – בעבר, כדי לאפשר לעסק לשדר תדמית מקצועית, יד ביד עם פונקציונאליות, כל עסק שמכבד את עצמו היה משתמש במרכזייה פיזית אשר נושאת מספר אישי ומאפשרת זרימת תקשורת בפנים ומחוץ לעסק.

מרכזיה טלפונית של פעם

המרכזיה הטלפונית של פעם מוכרת לנו כטלפון רב שלוחות המאפשר אופציות מגוונות לשיחה, הפניה לשלוחה המתאימה, מיזוג שיחות, יכולת לשים על השתק או על רמקול ועוד מגוון כלים שנועדו להקל על התקשורת של עובדי העסק ולעשות את החיים קלים יותר.

המרכזיה של פעם אמנם ענתה על צרכי העבר, אך כיום, עם התפתחות הטכנולוגיה ובהתאם לדרישת הלקוחות, הצורך התרחב גם הוא ומרכזיה פיזית כבר אינה מעניקה מענה מספק לתקשורת עסקית.
כיום לקוחות רגילים לקבל מידע ומענה במהירות, ביעילות ובצורה חכמה שחוסכת להם זמן וכאב ראש.
עסק שאינו מעניק להם זאת מסתכן בלקוחות שאינם מרוצים כיוון שהוא אוחז עדיין בטכנולוגיה מיושנת ואינה מספקת.

מרכזיה טלפונית של היום

מרכזיה טלפונית לעסקים כיום אינה מסתפקת בתקשורת הפיזית.
העידן החדש לצד הטכנולוגיה המתפתחת הביאה איתה מרכזיות IP.
המרכזיה נועדה להקל על משתמשיה משני הצדדים, העסק והלקוחות כאחד.
מרכזית IP הופכת את התקשורת לטובה יותר בין האנשים בארגון ובינם לבין הלקוחות.

קל להעביר את השיחות בין הנציגים השונים, לתעד את השיחות ולנהל את זמני ההמתנה של הלקוחות.
מערכת טובה תהיה מחוברת לתוכנת ניהול קשרי לקוחות כך שהמידע יעובד במהירות ובאופן אינטואיטיבי כך שאפשר יהיה לעקוב (“פולו אפ”) אחר התקדמות ההתנהלות מול כל לקוח.

מרכזית IP היא הרבה יותר ממרכזיה טלפונית

מרכזית IP מבית 1COM היא הרבה יותר ממרכזיה טלפונית רגילה.
היא זו שמנהלת את הדופק המרכזי של חיי העסק ואחראית על תיאום כלל מערכתי בין כלל מרכיבי העסק בצורה אוטומטית המאפשרת פיקוח ובקרה.
אם פעם המרכזיה הייתה אחראית רק על הקשר הטלפוני, כיום, המרכזייה זוכה לרכז את כלל התקשורת, גם זו שמתרחשת באופן בלתי אמצעי או מדובר, כגון: תקשורת בוואטסאפ, SMS, מסרים כתובים, פקס וכמובן מסרים אונליין.

קבלו טעימה מהפיצ’רים המגוונים והפרקטיים שיקלו עליכם משמעותית את התקשורת הכתובה והמדוברת בעסק, בעזרת המרכזיה הוירטואלית מבית 1COM:

ממשק API –להתממש לאוטומציה! מרכזיה בענן מבית 1COM מאפשרת להתממשק לאתרי אינטרנט של החברה כגון תוכנות, מערכות וכו’. כך, בצורה אוטומטית וללא מאמץ ניתן להוסיף איש קשר לספר הטלפונים, להזין מספר טלפון לחזרה, לעקוב אחר השיחות ולתעד אותן, למשוך שיחה מוקלטת ועוד מגוון פעולות התממשקות המאפשרות פיקוח, בקרה ואוטומציה יעילה.

התממשקות למערכת CRM – קבלו את קסם ההקלדה האוטומטית! בעזרת התממשקות המרכזיה למערכת ה-CRM ניתן לחייג בקליק או אפילו להקפיץ את תיק הלקוח אוטומטית עם כניסת שיחה ממנו, בכך לחסוך זמן של איתור נתונים ולתת מענה לכל לקוח לפי הצורך הספציפי שלו בצורה יעילה ומיידית.

שלוחה סלולרית בנייד האישי שלך – עובדים מהבית? אולי באופן היברידי? רוצים לספק מענה גם אחרי שעות הפעילות ועדיין לשמור על תדמית מכובדת על ידי מספר עסקי בלתי משתנה? צודקים. מסיבה זו המרכזיה בענן מבית 1COM משלבת את מכשירי הסלולר כחלק אינטגרלי ממערך התקשורת, כך שעסקים חובקי עולם יוכלו להתנהל בעזרת הטלפון הנייד מכל מקום.

ניהול נציגים ומשמרות – מהיום, המרכזיה עובדת במקומכם! כבר אין צורך בפיקוח פיזי על ההתנהלות התקשורתית של העובדים. המרכזיה בענן מבית 1COM מאפשרת מגוון פעולות שיוצרות פיקוח ובקרה על מערך המוקד הטלפוני ונציגי המכירה והשירות בעזרת כלים כגון: הקלטת שיחות ושמירתן בענן, הפניה לשלוחות הפנויות המתאימות, אופציה לתיעוד זמני הכניסה והיציאה של העובד, ניתוח הנתונים של זמני המשמרת וההפסקות, העברת עמדות ופיקוח אונליין על נציגים שעובדים מהבית ואינם נוכחים פיזית במקום.

ניהול תרחישי שיחות – לא משנה מה יהיה – יש מה לעשות עם זה! כתחליף לעובד אומלל ולקוח מתוסכל, המערכת האוטומטית חוסכת זמן ומפנה את המתקשר אוטומטית ליעד הרלוונטי או זה שאליו הוא הכי פחות יידרש להמתין. במידה וישנן שיחות נכנסות מחוץ לשעות הפעילות? במקום המתנה ללא מענה, המחייג מקבל הקלטה מותאמת אישית שמאפשרת לו להשאיר הודעה בתא קולי או להתקשר בשעות הפעילות – המושמעות גם הן כמובן בשלוחת המרכזיה.

תקשורת משלימה – מולטיטסקינג זה השם השני שלנו! בדרך נדרש העובד לשלוח פקס, מייל או מסר כתוב תוך כדי שיחות. כדי לחסוך זמן וכוח אדם, בעזרת המרכזיה בענן מבית 1COM יכול הנציג לשלוח ישירות מהמרכזיה פקס או מייל ללקוח ואף לקבל אישור שליחה מיד עם קבלת המסר.

ניתוב שיחות פונקציונלי –לאן שהלקוח צריך, ישירות ומיד! המרכזיה מונעת זמן המתנה מיותר כיוון שהיא נותנת מענה מיידי ויעיל לשיחה הנכנסת ומאפשרת להפנותה אוטומטית לנציג או למחלקה המתאימה. הניתוב אינו מוגבל לשלוחות והוא יכול להתאים את עצמו בהתאם לשעות הפעילות או העומס כאשר לצורך הסקת מסקנות יעילה, ניתן לנתח את ביצועי הנתבים בממשק הסטטיסטיקה.

פעילות אוטומטית – שוב אנשים מתקשרים רק כדי לדעת את שעות הפעילות? או כדי לבקש את כרטיס הביקור של העסק? חבל על זמן הנציגים וזמן ההמתנה של הלקוחות. במרכזיה הוירטואלית מבית 1COM תוכלו לאפשר למתקשרים לבצע פעילות אוטומטית מסוג זה על ידי הפניה לשלוחה אשר תוגדר מלכתחילה כמבצעת הפעולה האוטומטית כמו: שליחת כרטיס ביקור, השמעת שעות הפעילות ועוד.

האם מרכזייה טלפונית לעסקים היא בכלל פתרון טוב לעסק?

מרכזיה טלפונית היא כיום מרכזית IP, המותקנת בענן ומהווה פתרון מעולה לריכוז כל התקשורת המדוברת והכתובה בעסק.
ללא המרכזיה הטלפונית נוצר פער תקשורתי רחב שעלול להוביל להפסד או תסכול הלקוחות ואין עסק שלא רוצה להימנע מכך…
רק בעזרת המרכזיה ניתן לעקוב אחר השירות שניתן והמענה שקיבלו הלקוחות, כמו גם למנוע טעויות שעלולות לעלות ביוקר.

כאשר הלקוח יטען “שהנציג אמר לי שהמוצר עולה רק חמישים שקלים” או יתלונן על שירות גרוע ולא מספק, יהיה ניתן לאתר בקלות את השיחה הספציפית ולבדוק מול מי שצריך את הנתונים בשטח ובכך להבטיח חווית שירות ומכירה ועוד ועוד לקוחות מרוצים וממליצים.

אבל לא רק ללקוחות מסייעת המרכזיה, אלא גם לעסק עצמו – ובגדול,
מרכזיה טלפונית בענן היא פתרון מצוין לאוטומציות הנדרשות בעסק. מהיום, ביצוע פעולה מול לקוח אינה דורשת משאבים וזמן ארוך כיוון שבלחיצת כפתור מוגדר מראש ניתן לבצע מספר רב של פעולות אוטומטיות כגון: חיוג, שליחת מייל או פקס, סנכרון אנשי קשר ועוד.

והבונוס העיקרי: המרכזיה הטלפונית מאפשרת חיסכון אדיר בזמן. בקליק אחד ניתן להתממשק למגוון מערכות החברה ולאפשר ביצוע יעיל ומדויק באפס זמן.

האם ניתן להתקין לבד מרכזיה טלפונית לעסקים?

אז מה הבשורה הטובה במרכזיה בענן מבית 1COM?

לא להאמין. אבל בדרך כלל ניתן יהיה להתקין אותה באופן עצמאי בלחיצת כפתור פשוטה וללא המתנה לנציג פיזי, ללא עלות התקנה נוספת או פינוי שטח לאמצעי התקנה תופסי מרחב.

אבל, תידרש בדיקה מראש של תשתית אינטרנטית מספקת ושלוחת רשת שתוכל להכיל את כל תהליכי המרכזיה.

מסיבה זו, רק לאחר שיחת ייעוץ עם אנשי המקצוע של 1COM ניתן יהיה לקבוע בוודאות האם המרכזיה מאפשרת התקנה באופן עצמאי או בסיוע טכנאי או נציג החברה שידאג לתשתית רשת מספקת דיה.

לסיכום

לכל צורך תקשורתי שלך – יש לנו פתרון מבריק. נשמח לסייע לך ולהתאים עבורך מרכזיה מותאמת אישית שתהפוך את הפעילות השוטפת בעסק לאוטומטית, יעילה ותאפשר לך לחסוך בזמן, כח אדם ומשאבים עסקיים.

להתייעצות צרו קשר כעת