מרכזיה היא מערכת אשר מרכזת במקום אחד את כל התקשורת של העסק או הארגון. המערכת יכולה להיות מורכבת ממכשור פיזי שממוקם בתוך המבנה והיא יכולה להיות מושתת על שירותי ענן. מרכזיה וירטואלית בענן מספקת את כל היתרונות של מרכזייה טלפונית, אך אינה דורשת הקמה של מערך פיזי, אינה דורשת רכישת תוכנות ומאפשרת לעסק לפעול מכל מקום.

היתרונות הרבים של הטמעת מרכזיה בענן

ההחלטה לעבור לשירותי מרכזייה וירטואלית יכולה להיות החלטה טבעית. למערכת יש תכונות רבות אשר מהוות יתרון עבור כל עסק וארגון.

תכונות המערכת

התכונות של המערכת מספקות יתרונות רבים לכל עסק וארגון. המרכזייה מאפשרת לבצע חיוג בקליק באמצעות טלפון IP חכם, לנתב את השיחות שמגיעות אל העסק בצורה האופטימלית, והיא מנהלת באופן יעיל את לוח הזמנים והתורים ומאפשרת להעביר את השיחות בצורה פשוטה ממקום אחד לאחר בתוך העסק. המרכזייה יכולה לרכז גם מספרים בינלאומיים וסלולריים. בנוסף, היא מתממשקת עם תוכנת קשרי לקוחות CRM.

התקנה מהירה

כל עסק וארגון יודע שזמן שווה כסף. הזמן אשר נדרש ליצור מרכזיה בענן לעסק הוא מינימלי וחשוב לא פחות, כך גם זמן ההטמעה. העובדים השונים בארגון ימצאו כי המערכת של COM1 היא אינטואיטיבית ויוכלו להתחיל להשתמש בה תוך זמן קצר. כל העבודה מתבצעת דרך מערכת אחת מרכזית ובלי צורך לבצע עדכוני תוכנות וללמוד כל פעם מחדש כיצד לבצע את העבודה.

איסוף מידע רב ושליפה קלה

כל הפעולות המתבצעות דרך המרכזייה יכולות להיות מתועדות בקלות דרך מערכת אחת. שלא כמו תוכנות המתבססות על השרתים הפנימיים של העסק, ברגע שהענן משתלב, אין כמעט מגבלה לכמות המידע שניתן לאסוף. חשוב לא פחות הוא היכולת לשלוף את המידע הנדרש, לרבות שיחות שבוצעו ותיעוד פעולות, בקלות בכל רגע שיש צורך לעשות זאת.

אבטחת מידע

המידע אשר נאסף בעסק, על הלקוחות ועל הפעולות המתקיימות בתוכו, חייב להיות מוגן. העבודה עם מרכזיה וירטואלית בענן מאפשרת לעסק לעבוד באופן רצוף, בקלות וליהנות מרמה גבוהה של אבטחת מידע. חלק בלתי נפרד ממתן השירות הווירטואלי כולל מערך IT אשר דואג לכך שכל פעילות תהיה מוגנת וכל לקוח יוכל לשתף את המידע ללא חשש שהוא יצא לגורמים לא רצויים.

עבודה מרחוק

שנת 2020 תיזכר ככל הנראה כשנת העבודה מהבית. בעקבות משבר הקורונה יצאו עובדים רבים לעבוד מביתם. עסקים אשר עבדו עם מרכזייה בענן המשיכו לפעול בצורה אינטואיטיבית. אלו שלא הטמיעו עד למשבר את המערכת, נאלצו להשבית את העבודה או לבחור להטמיע במהירות את המרכזייה. היכולת לעבוד מרחוק, מאפשר לעסק להתקדם הלאה לאמץ תרבות העסקה מודרנית ולפעול באופן תקין גם בעתות משבר.

לתקשר טוב יותר בתוך הארגון

המשאב החשוב ביותר בעסק הוא כוח האדם. ככל שהעובדים יודעים טוב יותר כיצד לבצע את עבודתם וככל שהתקשורת טובה יותר, כך העסק יצליח יותר והלקוחות יפתחו נאמנות. הבנה בתחום היא תוצר של לימוד, הכשרה בתוך העסק והתנסות בעבודה.

תקשורת טובה נוצרת כאשר תהליכים מורכבים הופכים לפשוטים. ככל שהעובדים יכולים להעביר אחד לשני מידע במינימום מאמץ, בכל רגע וככל שיש להם יכולת לשלוף את המידע הרלוונטי בקלות, כך התקשורת תהיה טובה יותר. מהצד של העסק מדובר ביצירת סביבת עבודה מקצועית והפחתת מתחים. מהצד של הלקוח מתקבל שירות איכותי, מהיר ויעיל. מרכזיה בענן יוצרת תקשורת טובה יותר בתוך הארגון וכשהארגון מתקשר היטב, הלקוחות מרגישים זאת.

מורכבות המעבר למרכזיית ענן

אחד החששות שיכולים לעלות בעת המחשבה על מעבר למרכזיה חדשה נוגע למורכבות המעבר. כל יום בו העסק לא עובד הוא יום מבוזבז שיכול גם לפגוע בשירות הלקוחות. לכן, מרכזיית COM1 אינה דורשת הפסקה של העבודה. היא מתבצעת באופן פשוט וללא כל הפרעה לתפקוד היום יומי. את המרכזייה ניתן להתקין גם באופן עצמאי וללא כל רקע בתחום התקשורת.

לאחר ההתקנה העסק יכול להקליט את התפריטים השונים שיושמעו למתקשרים. ניתן לשנות את ההקלטה ללא תלות בחברה חיצונית. מרגע הטמעת מרכזיה בענן העסק יכול לספק שירות לעשרות ואף מאות מתקשרים בו זמנית ולעשות זאת מכל מקום.